Como la mayoría de la gente, mis días están llenos de tareas urgentes, pero a menudo triviales.Unsplash Cuando Bonnie Ware, una enfermera de cuidados paliativos que atiende a pacientes terminales en las últimas semanas de sus vidas, preguntó cuáles eran los mayores arrepentimientos de la gente, surgieron 5 respuestas una y otra vez:
- Ojalá hubiera tenido el coraje de vivir una vida fiel a mí misma, no la vida que otros esperaban de mí.
- Ojalá no hubiera trabajado tan duro
- Ojalá hubiera tenido el coraje de expresar mis sentimientos
- Ojalá me hubiera mantenido en contacto con mis amigos
- Ojalá me hubiera dejado ser más feliz
Pienso mucho en esta lista mientras trabajo.
Como la mayoría de la gente, mis días están llenos de tareas urgentes, pero a menudo triviales. Correos electrónicos. Reuniones. Ponerse al día. Llamadas.
Es como pagar una tarjeta de crédito con intereses elevados. Estoy trabajando hasta los huesos, pero apenas hago mella en el principio . Cuando pienso en lo que logré de importancia en una semana en particular, a veces ni una sola cosa me viene a la mente. ¿Cómo es que pasa esto?
En una charla en Stanford, Phil Libin, director ejecutivo de Evernote, abordó este tema exacto y discutió cómo distinguir entre lo urgente y lo importante en su vida:
Tareas urgentes son tareas que deben abordarse de inmediato.
Estas son cosas como llamadas telefónicas, tareas con fechas límite inminentes y situaciones en las que debe responder rápidamente. Responder a un correo electrónico, cuando tienes que hacerlo, suele ser una tarea urgente.
Tareas importantes son tareas que contribuyen a misiones y metas a largo plazo.
Se trata de cosas como el libro que desea escribir, la presentación que le gustaría hacer para una promoción y la empresa que planea comenzar.
El problema es que las tareas importantes suelen ser reemplazadas por tareas urgentes. Por lo tanto, si tiene una cantidad limitada de tiempo en su día, ¿Cómo puede asegurarse de reservar tiempo para tareas importantes?
Usar una matriz de decisiones para decidir qué es importante
Una forma de averiguar qué es lo más importante es utilizar el Matriz de decisiones de Eisenhower : 
Siempre que hace eso, está haciendo un intercambio entre lo importante y lo urgente.Jamesclear.com/Crew.co
Desarrollado por Dwight Eisenhower, un general de cinco estrellas en el Ejército de los Estados Unidos, el Comandante Supremo de las Fuerzas Aliadas en Europa durante la Segunda Guerra Mundial, presidente de la Universidad de Columbia, oh, y un presidente de los Estados Unidos durante dos mandatos, este cuadro simple divide las tareas en categorías simples:
En la esquina superior izquierda ( Importante y Urgente ), puede poner cosas como crisis, plazos y problemas.
La esquina superior derecha ( Importante y no urgente ) podría consistir en cosas como relaciones, planificación de proyectos a largo plazo y recreación.
La esquina inferior izquierda ( No importante y urgente ) puede consistir en interrupciones, reuniones y actividades.
La esquina inferior derecha ( No es importante ni urgente ) puede consistir en pérdidas de tiempo, actividades agradables y otras tareas triviales.
Es bastante fácil eliminar las cosas que no son importantes ni urgentes. Eso es una obviedad. Quieres pasar el menor tiempo posible allí.
Las cosas importantes y urgentes también son obviamente las primeras cosas que debe abordar.
Pero, ¿qué hay de priorizar entre los otros dos cuadrantes? Ahí es donde las cosas se ponen difíciles.
La mayoría de las personas por defecto hacen primero las tareas urgentes; el problema es que si siempre está haciendo tareas urgentes, no puede realizar tareas importantes .
Siempre surgen tareas urgentes. Y siempre habrá tareas más urgentes de las que tiene tiempo para realizar, sin importar cuánto lo intente.
¿Alguna vez te has encontrado diciendo [X] es realmente importante, pero no tengo tiempo para eso en este momento.
Siempre que hace eso, está haciendo un intercambio entre lo importante y lo urgente. Lao Tse dice: El tiempo es una cosa creada. Decir 'No tengo tiempo' es como decir 'No quiero'.
O, como dijo Picasso, solo deja para mañana lo que estás dispuesto a morir sin hacer.
Cómo hacer que las tareas importantes sean urgentes
La forma más sencilla de asegurarse de que una tarea importante es urgente es dale una fecha límite .
Los plazos son en realidad lo que hace que las tareas urgentes sean urgentes: el hecho de que tienes que lidiar con ellas de inmediato. La falta de plazos también es a menudo lo que hace que las tareas importantes sean tan poco importantes. Por lo general, son el tipo de cosas a las que puedes llegar eventualmente.
Por ejemplo, debe pagar el alquiler antes de fin de mes. Esa es una fecha límite. A medida que se acerca ese plazo, la tarea se vuelve cada vez más urgente.
Por otro lado, su objetivo de ponerse en forma es importante, pero no urgente en absoluto. Vos si tengo para llegar al gimnasio antes de fin de mes? Probablemente no.
Entonces, lo primero que debe hacer si desea asegurarse de que se realicen las tareas importantes es establecer fechas límite. Una tarea importante es casi siempre un gran conjunto de tareas (a menudo se parecen más a proyectos) y para que pueda establecer una fecha límite, primero debe dividirla en tareas más pequeñas y establecer fechas límite para ellas.
Mi enfoque favorito para esto proviene de Resolviendo las cosas , en el que David Allen pregunta:
¿Cuál es la siguiente acción física que debe realizar para avanzar en esta tarea?
Eso es lo que necesita establecer una fecha límite.
Ahora, aquí es donde entra la parte crucial, porque no basta con establecer una fecha límite.
Por qué necesitas plazos serios
La segunda cualidad de las tareas urgentes que las hace urgentes es que sus plazos no son negociables.
Si no cumple con el plazo, hay graves repercusiones.
Es obvio por qué este es el caso de algo como no pagar el alquiler. Primero, su arrendador lo llamará y le gritará. Si eres sensible a la presión social, probablemente esto sea suficiente para que pagues el alquiler a tiempo. De lo contrario, eventualmente lo llevarán a los tribunales y lo desalojarán, lo cual es lo suficientemente grave para la mayoría de las personas.
El problema de establecer fechas límite para las tareas importantes es que no se vuelven serias automáticamente. Si digo que tengo que ir al gimnasio antes del final de la semana, básicamente no hay repercusiones por no cumplir con ese plazo.
Entonces, ¿cómo puede hacer que los plazos sean más significativos? A continuación, se muestran algunas formas:
1.Hazlo público
Una forma de hacer que una fecha límite sea más seria es declararla públicamente. Cuando eres públicamente responsable de una fecha límite, no puedes engañarte solo a ti mismo. La otra cara de esta moneda es que si estableces una fecha públicamente, es mejor que te asegures de poder acertarla. No hay nada como el estrés de tener que cumplir con una fecha límite que te has fijado de forma demasiado agresiva.
2. Crea recompensas y castigos
Otra forma de hacer que una fecha límite sea más seria es establecer una recompensa por cumplir o un castigo por fallar. Establezca este conjunto de recompensas y castigos con anticipación y asegúrese de no ser la persona responsable de ejecutarlo. Por ejemplo, escriba un cheque por $ 2000 a alguna organización política que odie, déselo a su amigo y dígale que lo envíe si no cumple con la fecha límite.
3. Haga que los demás rindan cuentas
Cuando se trata de responsabilizar a otros (como los miembros de su equipo) de los plazos, es importante que las personas se den cuenta de lo importantes que son para usted los plazos. No puede tolerar el incumplimiento de los plazos. Y eso significa realmente registrarse y tener conversaciones incómodas cuando se incumplen los plazos. Si no hace esto, la gente asumirá comprensiblemente que los plazos no son tan importantes para usted y comenzarán a retrasarse o incumplirse cada vez con más frecuencia.
4. Establezca recordatorios constantes para usted
Es muy fácil ignorar una fecha límite a menos que tenga un recordatorio constante. Las tareas urgentes a menudo tienen recordatorios incorporados, como tu amigo o cónyuge que te sigue molestando para que hagas algo. Para tareas importantes, debe configurar esos recordatorios usted mismo. Coloque adhesivos alrededor de su escritorio. Establecer eventos de calendario o temporizadores. Ponga un cartel junto al espejo de su baño. Haz lo que tengas que hacer.
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¿Te parece mucho trabajo? Bueno, podría ser al principio. Pero con el tiempo se vuelve más fácil y encontrará que se siente mucho menos estresado.
Siempre tendrá suficientes tareas urgentes para ocupar todo un día, una semana, un año o incluso toda la vida. Pero en lo que realmente debería dedicar la mayor parte de su energía es a lograr cosas importantes, no sea que se encuentre con una lista de arrepentimientos de cosas que nunca encontró tiempo para hacer.
Jory MacKay es un editor @CrewLabs , donde esta publicación apareció originalmente . ¿Quieres aprender a convertirte en la mejor versión de ti? haga clic aquí para unirse a los miles de creadores y emprendedores que reciben nuestro correo electrónico semanal sobre cómo impulsar su creatividad y productividad.
